Travailler sans e-mails es-il le futur ?

Par: Gerlinde De Bruycker/photos: grf

Où est passé le temps où nous étions contents de recevoir une petite enveloppe? Aujourd’hui, il y a de fortes chances que vous vous sentiez pris en otage par votre boîte de réception électronique. En effet, tous les jours, des dizaines de mails prennent votre temps de travail et épuisent votre énergie. Les experts parlent du «fléau de l’infobésité». Cependant, il vous est possible de réduire la quantité de vos courriers électroniques de manière drastique, voire de les supprimer complètement!

Au bureau, au bar, dans les embouteillages ou aux toilettes : envoyer et recevoir des mails est devenue une activité permanente. Chaque seconde, deux millions de mails sont envoyés et reçus. Lien De Pau (35), fondatrice du réseau d’entrepreneuses Zeker Van Haar Zaak, souffre aussi du «syndrome de l’e-mail» depuis bien longtemps. «La première chose que je faisais lorsque j’allumais mon ordinateur, c’était consulter mes mails. Avec un peu de chance, cette occupation durait deux heures bien qu’il m’arrivait souvent d’y passer toute la journée.»

Plus Lien recevait de mails, plus elle était malheureuse. «Parfois, je sentais que je travaillais pour une entreprise de traitement de mails : un mail arrivait, je le « traitais » avant de le renvoyer à l’expéditeur, de m’en débarrasser dans la corbeille ou de le classer dans les archives électroniques. À cette époque, je vivais probablement la période la moins productive de ma vie, même si j’étais extrêmement occupée.»

Gunnar Michielssen (49) n’hésite pas à parler de fléau de l’infobésité. L’expert en courriels conseille les entreprises et particuliers quant aux meilleurs moyens de gérer leurs mails. Il fait sans cesse face au même scénario. « Une fois 17 h, les collaborateurs constatent qu’ils ont travaillé durement pendant toute la journée.
Toutefois, la question se pose de savoir ce qu’ils ont réellement fait. La réponse est simple: lire des mails et y répondre. Nulle part, le traitement des mails ne forme l’essence du travail. Je remarque pourtant que les mails ont systématiquement la priorité sur les tâches principales. » L’expert Michielssen parle même d’une forme d’addiction ; un phénomène qui a lieu dans tous les échanges électroniques.

«Nous sommes génétiquement programmés pour agir de la sorte. Nos ancêtres souhaitaient également savoir ce qui bruissait dans les buissons. Aujourd’hui, l’attention repose toute la journée sur la boîte de courrier électronique : nous contrôlons nos mails en permanence afin de nous assurer de ne rien manquer. Une telle attitude est non seulement stressante, mais également contreproductive.»

UNE VIE EXEMPTE DE MAILS

Lien De Pau a eu besoin d’un livre pour s’en rendre compte : The 4 Hour Workweek écrit par l’auteur américain Timothy Ferriss. «L’écrivain a démontré qu’il était possible de consacrer beaucoup moins de temps au traitement des mails. J’étais tout de suite emballée : je voulais également appliquer sa théorie en la matière ! Nous étions en 2010 et j’ai alors commencé à moins contrôler mes mails. Résultat: des hauts et des bas. À cette époque-là, il n’était pas encore question de moyens de communication pratiques tels que WhatsApp.»

Aujourd’hui, six ans plus tard, Lien peut fièrement annoncer qu’elle s’est «presque complètement libérée» des mails. «Depuis début 2016, je n’ouvre ma boîte de réception électronique qu’une fois par mois. Je n’ai d’ailleurs pas besoin de le faire plus souvent.» En ce qui concerne ses mails restants, Lien y répond au début du mois suivant. «Combien de mails je reçois? Je dirais… plus ou moins cent. Cependant, j’envoie toute une série de mails vers certains dossiers, ce qui signifie que je ne les lis pas.»

Selon Lien, il n’est pas vrai qu’elle passe à côté de propositions professionnelles importantes en utilisant moins ses mails. «Si une proposition est réellement importante, l’intéressé peut alors toujours me joindre par le biais d’un autre canal, comme WhatsApp ou Facebook.» Où se trouve alors la différence avec l’e-mail? «Si vous choisissez de passer tout simplement de votre boîte mails à WhatsApp ou à Messenger, vous déplacez le problème », reconnaît Lien. « Vous devez d’abord entreprendre quelques étapes simples afin d’aborder votre volume de mails : réduire, automatiser, déplacer. C’est tout. Vous n’avez vraiment pas besoin d’une discipline en béton pour ne pas contrôler vos mails pendant les 29 jours restants.»

ÉCHANGES CHRONOPHAGES

«Eh bien, ce que Lien parvient à faire est impressionnant», répond Gunnar Michielssen. «Personnellement, je ne connais personne qui arrive à se passer totalement de ses mails. Je consulte mes mails deux fois par jour en période classique et une seule fois par jour pendant les vacances. Dès que je reste plus de temps sans contrôler ma boîte de réception électronique, je commence à me sentir mal. Cependant, chacun expérimente cela de façon différente.»
L’expert en courriels n’est pas partisan de la suppression de l’e-mail.

«En supprimant le mail, vous enlevez également tous les avantages qui vont de pair avec ce système. L’e-mail est et reste une invention fantastique, mais ce sont les excès qu’il convient de saisir. Bien que je sois impressionné que Lien y parvienne, je ne conseillerais pas de remplacer les mails par des programmes de messagerie instantanée. Ce faisant, vous générez des problèmes de mail plus considérables encore : en effet, vous aurez une tendance accrue à réagir à tout dans la minute.»

Comment Gunnar Michielssen aborde-t-il son organisation professionnelle? «Je me sers surtout du téléphone, car c’est tellement plus rapide. Envoyer des mails est synonyme «d’échanges chronophages», car une seule tâche est alors subdivisée en plusieurs petites parties. Un jeu de ping-pong électronique est alors initié et des questions et réponses vont et viennent. Le résultat est toujours le même: une perte de temps pour les deux parties. Un seul coup de téléphone vaut mieux que plusieurs petits mails.»

CROISADE

Les employeurs s’en rendent également compte et tentent de calmer « l’ardeur électronique » de leur personnel. «Au début des années 2000 déjà, des entreprises américaines ont organisé une action interne dénommée No E-mails Fridays », explique M. Michielssen. « En 2008, cette idée m’a poussé à lancer ce concept chez nous : le Vendredi Sans Mail était né. Par conséquent, chaque dernier vendredi du mois de novembre, les organisations belges commencent à encourager leurs collaborateurs dans le but de ne pas lire ou envoyer des mails toute la journée durant. Les travailleurs doivent passer un petit coup de fil à leurs clients et les collègues se rendent directement les uns chez les autres sans avoir recours à la voie électronique. «Cette initiative connaît un véritable succès depuis les trois dernières années. De plus en plus d’entreprises nous contactent pour y prendre part », constate M. Michielssen.

En ce qui concerne Lien De Pau, elle remarque à quel point sa croisade contre les mails a un impact sur les personnes concernées par cette addiction électronique. «Le nombre de questions que je reçois à propos de notre croisade anti-mail est incroyable. Beaucoup croient qu’un monde exempt de mails est apparemment tout à fait utopique. Ils répondent généralement : «Oui oui, pour vous, c’est facile en tant qu’entrepreneuse indépendante. Mais pour moi, votre initiative est irréalisable, car… » Ils se trompent, bien évidemment. Tout le monde peut donner aux mails une place plus restreinte dans sa vie, même si la personne convaincue du contraire exerce un métier dans lequel bannir les courriers électroniques relève de l’impossible.»

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www.emaillozevrijdag.be

RÉDUISEZ L’IMPACT DES MAILS EN DIX ÉTAPES

  1. Contrôlez vos mails uniquement deux à trois fois par jour. Désactivez les notifications
  2. Veillez à ce que votre boîte de réception reste vide afin de maintenir un aperçu synoptique. Votre boîte de réception principale ne sert pas de liste de tâches à réaliser.
  3. N’utilisez pas l’option cc à tout bout de champ. Ayez-y recours seulement si le bénéficiaire doit vraiment être informé.
  4. Évitez de répondre à tous. N’envoyez votre réponse ou vos observations qu’à l’expéditeur initial.
  5. Ne transférez pas les mails plus de deux fois. Expliquez brièvement pourquoi vous faites suivre un courriel.
  6. Si possible, limitez votre message à la ligne du sujet et terminez par le sigle « EOM » (end of message). Ainsi, votre destinataire ne doit plus ouvrir le mail.
  7. N’hésitez pas à téléphoner en cas de messages importants ou de questions complexes.
  8. Désinscrivez-vous de tous les bulletins d’information que vous ne lisez pas.
  9. Utilisez la technologie en vue de limiter les spams au maximum.
  10. Installez un système d’archivage automatique.